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Nintex Workflow Delegation für “fremde” Tasks – Site Owner oder spezielle Gruppe

3 Februar 2011


Letzte Woche wurde ich von einem Kunden angerufen. Es geht um die Task-Delegation beim Nintex Worflow. Er wollte eine spezielle Gruppe mit dem Möglichkeit versehen, auch “fremde” Aufgaben zu delegieren. Hmm… Gar nicht so einfach…

Wie sieht es eigentlich das Standardverhalten bei der Delegation aus?

Es ist recht einfach zu erklären. Wurde für eine Aufgabe das Delegieren erlaubt (ein Häkchen in der Maske), so hat die Person oder die Gruppe die Möglichkeit diese Aufgabe an eine weitere Person zu delegieren. Es gilt auch für Gruppen. Jeder Mitglied der zugeordneten Gruppe, kann die Aufgabe einen anderen Person oder Gruppe delegieren.

Außerdem kann auch der Site Owner so eine “fremde” Aufgabe an jede beliebige Person delegieren. Das kann auch sehr wichtig sein, wenn eine Person nicht verfügbar ist oder die bei der Aufgabenerstellung noch nicht definierbar sei. Das Problem dabei sind aber die Rechte, die mit einem Site Owner einhergehen. Bei den meisten Firmen werden die Rechte des Site Owner ungerne für die Power User gesehen. Was nun?

Ich habe die Gelegenheit genutzt mit Eben Illingworth vom Nintex darüber zu sprechen (Danke an Eben für den Hinweis!). Es hat sich herausgestellt, dass eine Lösung dafür gerade (wirklich heute!) für WF2007 fertigt gestellt wurde. Eine Lösung für WF2010 existierte bereits.

Es ist ein Add-In für Nintex Workflow, das auch separat installiert werden muss (eine SharePoint Solution .wsp). Danach bekommt man die Möglichkeit, eine Gruppe für die Delegation von “fremden” Tasks festzulegen. Es kann global (teamsite Attribut einfach leer lassen) oder sogar pro Team Site erfolgen! Das einzige Problem dabei, die Konfiguration findet nicht in der Weboberfläche statt, sondern muss in einer Konfigurationsdatei festgelegt werden. Auch das Sonderrecht für den Site Owner kann damit “wegkonfiguriert” werden.

<DelegationControlGroupsConfigSection SiteAdminCanDelegate=”true”>

<!– Permission inheritance will be broken –>

<DelegationControlGroups>

<add group=”Owners” teamsite=”"/>

<add group=”Trusted delegators” teamsite=”http://SharePoint/sites/portal/subsite”/>

</DelegationControlGroups>

</DelegationControlGroupsConfigSection>

Das Handling muss vom Workflow Designer (hier, die Person, die den Worflow entwirft) einsprechend eingeplant werden. Durch das Add-In wird ein Content Type hinzugefugt, das von den normalen Content Types für Nintex Workflow ableitet. Dadurch wird beim Klick auf “delegieren” eine andere Maske angeboten, die das Delegieren jetzt auch für bestimme Gruppen aus der Konfigurationsdatei erlaubt.

Anbei die Links zu Add-Ins und die Dokumentation:

Nintex Workflow 2010:

http://connect.nintex.com/files/folders/workflow_add-ons_nw2010/entry14989.aspx

Nintex Workflow 2007:

http://connect.nintex.com/files/folders/wflowactions/entry15237.aspx

Um das Thema der Delegation in dem Beitrag vollständig abzudecken, möchte ich noch die zwei restlichen Arten der Delegation erwähnen.

  1. Jeder User bekommt in seinem “Welcome User X” Kontext-Menü noch zusätzlich einen Nintex Navigationspunkt. Hier kann er entweder global oder per Team-Site die Delegation seiner Aufgaben für eine Zeitraum an eine bestimme Person oder Gruppe festlegen. So kann er z.B. projektbezogen die Aufgaben für die Dauer von seinem Urlaub delegieren. Diese Delegation gilt nicht für bereits erteile Aufgaben. Diese müssen manuell delegiert werden.
  2. Müssen bereits erteilte Aufgaben von einem User, der vielleicht die Firma verlassen hat, an eine andere Person “umgeschrieben” werden, so kann das globalen erfolgen. Allerdings kann das nicht per Weboberfläche erfolgen, sondern muss über Nintex Kommandozeilentool direkt auf dem Server umgesetzt werden.

    NWAdmin.exe -o DelegateAllTasks –currentUser domain\username -newUser domain\username -username username -password password [-domain domain] [-siteUrl urlToASharePoitnSite] [-comments comments] [-sendNotification]

    Für die vollständige Dokumentation schaut Euch bitte das NWAdmin White-Paper an:

    http://connect.nintex.com/files/folders/technical_and_white_papers_nw2010/entry12004.aspx

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Launch Nintex Workflow 2010!

12 Juli 2010

ca. 1 Monat nach dem offiziellen Start vom SharePoint 2010 liefert auch Nintex die neue Version aus.

Ich habe mir erlaubt eine neue Marketinggrafik für Nintex zu entwerfen (siehe unten) ;- )

Anbei eine Sammlung an Informationsmaterial:

Nintex Workflow 2010 Overview Video:

http://nintexdownload.com/video/NW2010_Brief_Overview.wmv

Nintex Workflow 2010 Flyer:

http://nintexdownload.com/Nsupport/NW2010_flyer_English.pdf

Edition Comparison Table:

http://nintexdownload.com/Nsupport/NW_Edition_Comparison_Table_English.pdf

Nintex Workflow 2010 Upgrade FAQ:

http://connect.nintex.com/files/folders/sp2010upgrade/entry10011.aspx

Release Notes:

http://nintexdownload.com/sl/supportfiles/NW2010_version_history.pdf

 

 

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Fortsetzung: SharePoint Workflows .net Magazin Teil 2

24 November 2009

Teil 2 ist jetzt online:

http://it-republik.de/dotnet/artikel/Human-Centric-Workflows-%28Teil-2%29-2666.html

Teil 1:

http://it-republik.de/dotnet/artikel/Human-Centric-Workflows-2663.html

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Human Centric Workflows mit SharePoint – Best Practice

19 November 2009

Mitte des Jahres habe ich für das dot.NET Magazin einen Artikel über die praktische Projekterfahrung im Bereich Workflows geschrieben. Es erschien dann in der Ausgabe 08.2009 als einer der Titelseite Artikeln.

Diese Woche wurde der Artikel ebenfalls auf der Online-Plattform des Verlages publiziert, worüber ich mich auch entsprechend freue.

http://it-republik.de/dotnet/artikel/Human-Centric-Workflows-2663.html

Vorerst ist nur die Hälfte vom Artikel da. Der Rest soll sehr bald folgen.

Vielen Dank an Katharina Friedrich für die Unterstützung und Koordination!

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Workflows in SharePoint 2010

28 Oktober 2009

Spirit Link Technology beschäftigt sich schon sehr lange mit dem Thema Workflows. Deswegen war es für mich sehr interessant, was passiert diesem Umfeld durch SharePoint 2010.

Noch vor ein paar Monaten kam die Information über das Projekt Dublin und über den totalen Umbau der Workflow Foundation. Das Projekt befindet sich nach wie vor in Beta-Stadium. Anscheinend noch nicht weit genug, um SharePoint 2010 darauf zu stützen.

Letztendlich haben wir bei der Workflow Foundation jetzt keine Revolution sondern nur eine Evolution. Ein paar Neuerungen kommen auf uns zu:

  • InfoPath Formulare können leicht als Eingabemasken für den Start und für die Aufgaben (Tasks) verwendet werden. Das erhöht die Akzeptanz erheblich, da man auf einmal auch Benutzerfreundliche Formulare mit dynamischen Feldern und Drop-Downs bauen kann. In allen Schulungen, die ich zu diesem Thema durchgeführt habe, was es #1 auf der Wunschliste.
  • Reusable workflows – also Workflows, die nicht nur an einem Content Type oder Liste gehängt werden müssen, sondern ganz allgemein nutzbar und anpassbar sind.
  • Content type workflows – jetzt können auch deklarative Workflows (xml) an einen Content Type angehängt werden.
  • Workflows on document sets – sehr interessant! Documents Sets fassen mehre Dokumenten-Bibliotheken zusammen. Auch an diese virtuelle Struktur können Workflows angehängt werden. Das lassen sich sehr gut Szenarien ich Richtung Semantik Hub etc. entwickeln.
  • Site workflows – also Workflows, die die mehr an eine Liste oder Content Type angehängt werden müssen.
  • Die deklarative Workflows aus SharePoint Designer, Visio oder Nintex können auch in Visual Studio geladen werden. Wow! Endlich richtiges Debugging!

Damit hat sich das Spektrum an Szenarien erheblich erweitert. Das Rapid Prototyping wird jetzt 100% unterstützt, da ich die nicht perfekten Workflows nach der Prototype-Phase ganz normal in Visual Studio bearbeiten kann, um es am Ende auch in einer Solution (WSP) zu verpacken. Eben – Development Continuum:

 

Auch Nintex musste auf diese neue Herausforderung reagieren. Durch Mike Fitzmaurice hat Nintex einen Ex-Microsoft-SharePoint Manager im Boat.

Den Mike habe ich persönlich auf der TechEd 2008 in Barcelona kennengelernt. Wir waren zusammen in dem Local Zoologics in der Carrer de Casanova 30 in Barcelona essen. Ich erwähne den Namen, da man es unbedingt am Abend besuchen sollte. Eine Reservierung ist notwendig. Es ist ein Erlebnis an sich! Mike ist auch privat eine sehr interessante und entspannte Person, die gerne das Leben nach dem Motto “carpe diem” wahrnimmt.

Mit seiner Energie hat er entsprechend die Vorteile von Nintex Workflow 2010 in Las Vegas vorgestellt:

  • Embedded graphical design
  • Versioning
  • Loops, State Machines, Collection handling, complex logic
  • Long-term logging
  • Cross-list/site/collection/app/farm logging, analysis
  • Convert to Visual Studio – including ASP.NET forms
  • Activities for deep integration with
  • Protocols (SOAP, REST, WebDAV, ADO.NET, LDAP, etc.)
  • Platform features (Exchange , OCS, AD, etc.)
  • SharePoint Server service applications
  • Straightforward deployment, management
  • Investments in ASP.NET and InfoPath UI

Ich warte auf die erste Beta-Version, um die wirklichen Vorteile praktisch zu testen!

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